Un presupuesto de ventas es el plan de ventas con números claros por mes en el que se definen cuáles son las metas por alcanzar por un tiempo determinado, generalmente por mes, y abarca un año completo.
Contenido de un presupuesto de ventas
Este plan de ventas suele dividirse por producto y en casos más específicos por cliente y por cultivo, dependerá del grado de detalle al que se quiera llegar. De esta forma podemos tener definido cuanto se debe vender, a quien, en qué fechas y con qué productos. Un presupuesto bien elaborado evita sorpresas y permite elaborar un plan anual de seguimiento y desarrollo. Todo ello con el fin de defender el valor del producto y evitar caer en descuentos excesivos para poder alcanzar la meta.
Aspectos a considerar
Para poder armar adecuadamente un presupuesto de ventas es necesario considerar lo siguiente:
- Historial de Ventas. Es la base para empezar a proyectar hacia adelante, sin embargo, no debe ser el único aspecto que considerar. Este es uno de los errores más comunes ya que hay otros factores que pueden ajustar fuertemente las ventas de los siguientes años.
- Participación de Mercado. Para poder definir una meta necesitamos conocer cuál es el límite y en el caso de los agroinsumos es el potencial de mercado. El saber que tanta participación tenemos en ese mercado y que tanto buscamos acaparar es importante para definir nuestra meta.
- Temporalidad de los cultivos. Aspecto imprescindible para determinar los meses en los que se requerirán ciertos productos de acuerdo con la etapa de los cultivos, y por consiguiente, las temporadas de mayor movimiento junto con las de menor venta.
- Proyectos nuevos. Aquellos clientes nuevos o nuevas oportunidades con los clientes actuales que permitirán incrementar los volúmenes de venta de los productos o la ampliación del portafolio.
- Disponibilidad de productos. Es necesario revisar las proyecciones a futuro de la disponibilidad de productos. Esto evitará meter dentro del presupuesto que ya no se tendrán y que requerirán de una reformulación del plan original.
- Otros aspectos externos. Factores como el clima, la situación económica, la competencia, nuevas regulaciones, apoyos gubernamentales, apertura de mercados, entre otros muchos factores también influyen finalmente sobre las ventas. En el análisis se deben considerar esos otros aspectos para evitar proyecciones que finalmente se dificulte cumplir.
Elaboración del presupuesto
Una vez recopilada esta información se deben integrar y cruzar todos los aspectos mencionados anteriormente para empezar a definir el mapa de ventas. Es recomendable trabajar en libros de Excel y usar tablas, gráficos y demás herramientas que permitan trabajar en un entorno dinámico. De esta forma se pueden actualizar totales y comparativos automáticamente para hacer todo el proceso de forma más eficiente.
Finalmente debemos tener un cuadro donde se indique por lo menos el producto, las cantidades que se espera vender por mes, el precio objetivo y la utilidad esperada. Si se logra definir el desglose por cliente y por cultivo se tendrá una ruta más clara acerca de qué, cuanto, con quien y cuando se debe vender cada producto.
Este plan generalmente requerirá de varias revisiones y ajustes, ya que, dependiendo del crecimiento esperado, de los costos operativos, del flujo de efectivo y de otros factores, se irá trabajando sobre un consenso de tal forma que se puedan alcanzar los diferentes objetivos de la empresa.
Después del presupuesto
Una vez aprobado el presupuesto de ventas del siguiente periodo, se debe trabajar sobre el plan de trabajo comercial y el plan de desarrollo, con el fin de establecer aquellas acciones que permitirán alcanzar las metas mensuales y anuales para no dejar nada a la suerte.
Si bien la elaboración de un presupuesto puede parecer un proceso tedioso, se debe dedicar el tiempo necesario para realizar un análisis inicial a detalle. Después se deben ir estableciendo y ajustando cantidades y montos, para finalmente tener una ruta y una guía de como alcanzar los objetivos del siguiente año.
